Democratización de la información

La democratización de la información se ha convertido en un problema importante para las empresas, ya que estas hacen vastas inversiones para recolectar la mayor cantidad de data posible, y se quedan cortos para utilizarlas. Para eliminar el obstáculo de tener piezas de información escondidas, dispersas y sin utilizar, es necesario promover cambios en las tecnologías que se usan, pero sobre todo cambios en los procesos que están definidos.

Estamos en una era que muchos denominan ya la era de la información. La cantidad y disponibilidad de datos que están a nuestro alcance ha transformado en sus raíces la manera en la que nuestra sociedad trabaja, modificando procesos que van desde los negocios hasta las maneras de concretar citas románticas. Este cambio, trascendental y drástico, ha creado retos importantes para muchas ciencias. Las ciencias de gestión y negocios, por ejemplo, se están quedando cortas en su aplicabilidad. Y esto crea problemas.

La ciencia de gestión empresarial, management, tiene sus orígenes en una época diferente, la era de la revolución industrial. Esta revolución trajo procesos distintos, como la producción en línea y las economías a escala, que se veían beneficiadas de estructuras organizacionales estáticas, rígidas y bien definidas. Unos pocos definían la estrategia, las herramientas y la tecnología, y el gran grueso de colaboradores ejecutaban lo resuelto por estas personas, los líderes. Los KPIs importantes eran enfocados en productividad: aumentar la cantidad de productos por máquina, por operario, por lo que sea; eficiencia, disminuir la cantidad de tiempo para producir un ítem; y limitar lo más posible el desecho, crear procesos repetibles, manuales de uso sencillos para que operarios con poca educación los entendieran.

Hoy el mundo cambió. La estructura organizacional en pirámide y rígida crea problemas. Hay menos operarios. El personal «en las trincheras» tiene conocimientos profundos que los que definen las estrategias carecen. Piensa en un científico de datos, por ejemplo. También poseen insights de los clientes que los «mandos medios» no comprenden del todo. Los climas de colaboración florecen en las empresas más aguerridas y exploradoras, paradigmas ágiles y «lean» se experimentan por aquí y por allá. Y poco a poco va quedando claro, que un paradigma nuevo es necesario.

El personal «en las trincheras» tiene conocimientos profundos que los que definen las estrategias carecen.

El cambio ha sido tan brusco, que generacionalmente ha causado roces. Cuántas cosas se han hablado de los milennials y sus modos de trabajo. Esta nueva fuerza productiva viene con otro chip. En la mayoría de los casos ellos no son los culpables, si no los afectados, porque los sistemas en los que trabajan aún siguen moldeados en paradigmas diferentes. Los KPIs para ellos son, y deberían ser diferentes. Entramos a la era de lo que Peter Drucker llamaba, los trabajadores de conocimiento.

Las empresas precisan transformarse si quieren cosechar los beneficios de la transformación digital. Es un proceso paso a paso, pero que pide un poco más «pedir perdón que pedir permiso», porque la velocidad juega un papel importante. Si nosotros no nos modificamos, la competencia lo hará. Quien lo haga primero, tendrá beneficios considerables. En general, hay tres grandes obstáculos que las empresas tienen para democratizar su información.

Retos Organizacionales

Si una empresa tiene más de mil empleados y fue fundada hace más de quince años, es muy probable que su estructura sea jerárquica, definida y «dura». En los países hispanohablantes es la mayoría de las empresas medianas y grandes. En estas organizaciones, los que «toman las decisiones» necesitan cambiar el ángulo, de manera que las decisiones sean tomadas dónde es necesario y por quién es necesario. Aunque suena básico, el ego es uno de los grandes obstáculos para la transformación digital profunda. Es por ello, que si el CEO o los altos mandos no están en el bus de la transformación, esta no sucederá.

Un ejemplo fantástico de cómo hacer esto, fue lo que ahora se conoce como el «API manifesto», que Jeff Bezos envió a todo el equipo de Amazon en 2002. En él, básicamente Bezos pide a todos que TODA la información de la empresa sea compartida a través de APIs. TODA. Si alguien decidía no hacerlo, estaba despedido. En ese momento, y hasta la actualidad, Amazon es el representante más grande de data democratizada en el mundo. Y vaya si la estrategia funcionó.

Retos Procedimentales

Una empresa puede tener el empuje y la gana de disponibilizar su información a todo aquel que lo necesite. Las personas que la componen pueden tener la apertura para hacerlo, pero si no se cambian procesos, esta información seguirá compartimentalizada y en silos. Por ejemplo, si la empresa tiene diferentes regiones geográficas, y cada una ha trabajado de manera independiente, sin un esfuerzo puntual de unificación, la información quedara limitada a cada una de las regiones.

En casi todas las circunstancias, es necesaria la presencia de un consultor externo que apoye a la empresa para ver lo que esta no ve. Un poco como el entrenador del deportista, o el psicólogo, que al tener una perspectiva «desde afuera» pueden dar recomendaciones más acertadas.

Retos Tecnológicos

No menos importantes ni menos complicados, son los retos de tecnologías. La gran mayoría de empresas funciona como una colección de sistemas que funcionan aislados, con intereses puntuales y usuarios específicos. Estos sistemas, especialmente los más antiguos, no fueron pensados para compartir información. A veces por el contrario, se diseñaron para que la información saliera con dificulta de ellos (vendor lock). Esto hace que unificar toda la data que la empresa tenga, sea complicado. En casi todas las circunstancias, un verdadero reto para aquellos que lo implementarán.

Agregado a esto, temas como gobernanza y seguridad cobran una relevancia mayor, y no pueden ser tomadas a la ligera. Nuevas legislaciones están apareciendo (GDPR, CCPA) que obligan a las empresas a tratar la información de sus clientes con más cuidado.

Queda claro que la democratización de la data y de la información no sucede por sí sola. Es necesario un proceso, un proyecto que la torne realidad en la empresa. Muchas empresas ven esto como un tema trivial, pero la realidad es que las empresas más democráticas podrán evolucionar más rápido y mejor para atender de una manera superior a sus clientes, reteniéndoles y atrayendo nuevos. Agregado a todo esto, la democtratización no es barata, hay que invertir en modificar la mentalidad, los procesos y la tecnología.

Los que tengan los esquemas de democratización definidos harán que algoritmos de inteligencia artificial puedan ser involucrados en sus procesos, con todos los beneficios que ello conlleva. ¿Qué tan democráticos son los datos en tu organización?

La democratización de datos no es barata ni trivial, hay que invertir en modificar la mentalidad, los procesos y la tecnología.

Queda claro que la democratización de la data y de la información no sucede por sí sola. Es necesario un proceso, un proyecto que la torne realidad en la empresa. Muchas empresas ven esto como un tema trivial, pero la realidad es que las empresas más democráticas podrán evolucionar más rápido y mejor para atender de una manera superior a sus clientes, reteniéndoles y atrayendo nuevos. Agregado a todo esto, la democratización no es barata ni trivial, hay que invertir en modificar la mentalidad, los procesos y la tecnología.

Los que tengan los esquemas de democratización definidos harán que algoritmos de inteligencia artificial puedan ser involucrados en sus procesos, con todos los beneficios que ello conlleva. ¿Qué tan democráticos son los datos en tu organización?